Otwarcie firmy

Wszyscy obywatele Unii Europejskiej mogą otwierać działalność gospodarczą w Niemczech.

Wprawdzie pewne branże i zawody wymagają specjalnych kwalifikacji, ale samo otwarcie firmy nie jest żadną przeszkodą. Nie ma w tym przypadku różnicy, czy ktoś posiada niemieckie obywatelstwo, czy też go nie posiada. Wystarczy mieć obywatelstwo jednego z krajów Unii Europejskiej, aby zarejestrować firmę w Niemczech. Procedura otwarcia jest bardzo prosta i w ciągu kilku minut dokonuje się wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Petent wychodzi z Wydziału Ewidencji Gospodarczej z gotowym zaświadczeniem potwierdzającym otwarcie działalności, które nazywa się Gewerbeschein. Koszty otwarcia jednoosobowej firmy w Niemczech są niewielkie. Płaci się niewielką opłatę za rejestrację i otwiera bieżące konto w banku (Girokonto). Koszty firmy na samym starcie są zatem niewielkie.

Rejestracja podatkowa

Po zarejestrowaniu firmy i uzyskaniu zaświadczenia o wpisaniu jej do rejestru prowadzonych działalności gospodarczych następuje rejestracja firmy w Urzędzie Skarbowym (Finanzamt).

Podczas rejestracji dokonuje się wyboru formy opodatkowania. Warto procedurę rejestracji w Finanzamt powierzyć doradcy podatkowemu, gdyż z jego pomocą można uzyskać na samym starcie firmy zwolnienia podatkowe.
Gdyby samemu nie dokonało się rejestracji w Finanzamt, to wtedy rejestracja taka następuje automatycznie (z urzędu) w okresie 3-4 tygodni od założenia firmy. Jednak w takim przypadku rejestracja podatkowa przebiega na zasadach ogólnych i nie można skorzystać na starcie firmy z ulg podatkowych.

Lokal w Niemczech

Aby zarejestrować firmę w Niemczech potrzebne jest nie tylko zameldowanie na terenie Niemiec (adres zameldowania), ale także lokal o takiej powierzchni biura, w której da się pracować i ustawić biurko.
Jeżeli ktoś zakłada w Niemczech firmę na podstawie polskiego paszportu (co jest prawnie dopuszczalne), to praktyka pokazuje, że prędzej czy później będzie miała ta firma kontrolę i lokal będzie sprawdzany. Pierwsza kontrola następuje najczęściej w przeciągu pierwszych dwóch lat (maksymalnie trzech) od momentu rozpoczęcia działalności i zarabiania pierwszych pieniędzy.

Niektórzy błędnie zakładają, że kontrola grozi dopiero wtedy, gdy jest składana pierwsza deklaracja do niemieckiego Urzędu Skarbowego. Nic bardziej mylnego. Gdy wystawimy pierwszy rachunek i nasz nimiecki kontrahent go u siebie w księgowości zaksięguje, to już wystawiamy się na potencjalną kontrolę. A skontrolować można już sporo. Chociażby lokal, w którym prowadzimy w Niemczech działalność. Należy zdać sobie sprawę z faktu, iż w momencie rejestracji firmy pada pytanie właśnie o lokal. Chodzi o to, aby nie była to firma na zasadzie tzw. "skrzynki pocztowej"(Briefkastenfirma). Dlatego od samego początku należy zadbać o właściwy lokal w Niemczech, w którym da się faktycznie prowadzić deklarowaną działalność. Nie mając lokalu biurowego bezpiecznie jest zarejestrować działalność gospodarczą na adres i biuro doradcy podatkowego. Wtedy wszystkie dokumenty księgowe będą dostępne w jednym miejscu, a kontrolerzy nie będą mogli się uczepić brakującego lokalu biurowego.

Ubezpieczenie w Niemczech

Znane z Polski przyzwyczajenie, że składka ZUS-owska jest od samego początku obowiązkowa, czyli od pierwszego dnia otwarcia firmy, trochę inaczej wygląda w Niemczech. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w Niemczech od 2007 roku właściciel jednoosobowej firmy musi posiadać przynajmniej ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast przepis nie precyzuje, czy może to być ubezpieczenie z innego kraju UE (np. z Polski), które to swoim zasięgiem obejmie terytorium Niemiec. O wysokości składki ubezpieczenia zdrowotnego decyduje min. wiek ubezpieczonego i stan jego zdrowia. Jeśli ktoś jest młodym człowiekiem i z pewnością nie za często choruje, to można wyjść z założenia, że takie ubezpieczenie w Niemczech nie powinno kosztować dużo,  ale to już zależy od firmy ubezpieczeniowej, która specjalizuje się w sprzedaży tego typu polis ubezpieczeniowych. Niektórzy polscy przedsiębiorcy działający w Niemczech prześcigają się w pomysłach, jak tu ominąć przepisy i nie płacić ubezpieczenia zdrowotnego w Niemczech. W tym celu wnioskują w polskim ZUS-ie o wystawienie zaświadczenia, że opłacają już ubezpieczenie zdrowotne w Polsce i nie zalegają z płaceniem składek wobec ZUS. Praktyka pokazuje, że polskie ubezpieczenie może nie wystarczyć w Niemczech, co pokazują kontrole przeprowadzane przez niemieckie urzędy, podczas których kontrolerzy żądają przedłożenia niemieckiej polisy ubezpieczeniowej. Chodzi o to, aby w razie choroby właściciel jednoosobowej firmy w Niemczech był tam ubezpieczony na wypadek leczenia. W tym właśnie celu niemieccy kontrolerzy (np. z Zollamt) mogą żądać polisy ubezpieczeniowej, która została wykupiona w Niemczech.

Podatki w Niemczech

Co do kosztów prowadzenia firmy - koszt zarejestrowania firmy w Niemczech to nie jest jakiś duży wydatek. Należy przy tym także założyć, że firma w Niemczech będzie przynosiła profity, to warto rejestrację podatkową firmy powierzyć doradcy podatkowemu. On też poza rejestracją podatkową przekaże polskiemu przedsiębiorcy działającemu w Niemczech niezbędne informacje na temat tego jak wystawiać rachunki, co zrobić i co zbierać, aby podatki były najniższe, a przedsiębiorcy jak najwięcej pieniędzy zarobionych z prowadzonej działalności w Niemczech zostało w kieszeni. W wielu przypadkach na początku przedsiębiorca wcale nie musi składać każdego miesiąca deklaracji podatkowych do niemieckiego Urzędu Skarbowego. Tutaj przedsiębiorca może zaoszczędzić już na kosztach comiesięcznej księgowości, ale to powinien skonsultować dokładnie z doradcą podatkowym. Dopiero gdy zwiększy się obrót, to wtedy wchodzi się na pełną księgowość. Dlatego tak ważny jest udział doradcy podatkowego, który poinformuje nas, od kiedy należy składać regularnie deklaracje podatkowe.

Koszt księgowości zależy od obrotu, ilości dokumentów księgowych, a ceny są w Niemczech ustawowo regulowane (tabele wynagrodzeń za usługi podatkowe). Przy małych obrotach uniknie się kosztów prowadzenia księgowości, przy dużych należy się liczyć z kosztem comiesięcznej deklaracji. Ale też zyski z takiej działalności są większe, więc przedsiębiorcę stać na opłacenie doradcy podatkowego. Chodzi przecież o to, żeby bezpiecznie prowadzić firmę i zarobić jak najwięcej. W tym ma właśnie pomóc wspomniany doradca podatkowy.

Większość polskich przedsiębiorców zakładających w Niemczech firmę zadaje sobie pytanie, czy warto być w Niemczech od razu płatnikiem niemieckiego podatku VAT ? A to zależy od tego, jak duże wydatki są planowane przez przedsiębiorcę. Jeżeli przedsiębiorca planuje np. kupić jakiś drogi samochód na firmę, to w tym przypadku oczywiście może skorzystać ze zwolnienia, ale od razu nasuwa się pytanie - czy warto ? Wprawdzie można uzyskać zwolnienie z VAT-u, ale w przypadku zakupu drogiego samochodu nie kalkuluje się unikanie VAT-u. Lepiej płacić go wtedy od razu, czyli od samego początku zarejestrowania firmy. To samo dotyczy zakupu materiałów, narzędzi do pracy, czy też maszyn.

Po zakończeniu roku obrotowego (kalendarzowego) należy złożyć do końca maja roku następnego roczną deklarację podatkową wraz z bilansem firmy. Można ten termin przedłużyć do 31.12, jeśli firmę reprezentuje doradca podatkowy. Czyli po raz kolejny widać, że opłaca się zaangażować doradcę podatkowego, gdyż jego udział powoduje, że wydłuża nam się okres na zamknięcie roku podatkowego, dzięki czemu możemy wpłynąć na moment opodatkowania dochodów i przesunąć termin odprowadzenia podatku dochodowego. Koszt zamknięcia roku podatkowego jest także zdefiniowany w przepisach podatkowych i podobnie jak inne usługi doradców podatkowych i w tym przypadku ceny są regulowane przepisami. Zasada jaka tu obowiązuje, to im wyższe obroty, im więcej pracy i im większy stopień trudności, tym cena za daną usługę doradcy podatkowego jest wyższa.