Zmienne miejsce pracy i koordynowanie firm zewnętrznych

Podczas przeniesienia zleceń na pracowników firmy zewnętrznej, bądź pracowników tymczasowej agencji pracy, mamy do czynienia ze zmianą warunków zatrudnienia z klasyczną odpowiedzialnością między pracodawcami a pracownikami. Zasadniczo odnotowuje się różnice między pod-zleceniem usług budowlanych firmom zewnętrznym – usług, na które ma się samemu zlecenie, a między umową o dzieło, umową o pracę a wypożyczeniem osób na podstawie umowy o odstąpieniu pracownika.Między pracownikami firm zewnętrznych z umową o dzieło bądź o pracę a wypożyczonymi pracownikami istnieją różnice z prawnego punktu widzenia. Wspólną cechą obu form zleceń jest to, że pracownicy nie są powiązani umową ze swoim zleceniodawcą.

Pracownicy tymczasowi oraz pracownicy firm zewnętrznych muszą nastawić się na częste zmiany miejsca pracy oraz zmiany samych przedsiębiorstw, dla których wykonują zlecenia. Związane z tym zmiany w przebiegu pracy połączone z często niewystarczającym zaznajomieniem pracownika z miejscem, gdzie tę pracy się wykonuje, prowadzi do podwyższonego ryzyka wypadku. Do tego dochodzą jeszcze inne czynniki np. społeczne konflikty ze stałymi pracownikami.

Praca w zewnętrznej (dającej zlecenie) firmie jest związana z wysokim potencjałem niebezpieczeństwa i to bez względu na to, czy jest się pracownikiem wypożyczonym czy też zatrudnionym u zleceniobiorcy. Takie obopólne zagrożenia mogą być różnorodne i pojawiać się podczas wykonywania przeróżnych prac, np. pracy:
    w pobliżu walców, prasy lub innych obracających się maszyn
    przy szlifowaniu
    w miejscach położonych bezpośrednio nad sobą
    w zakresie ruchu wewnątrzzakładowego
    w pobliżu instalacji elektrycznych
    przy urządzeniach spawalniczych
    w pomieszczeniach o szczególnym zagrożeniu pożarem
    w pobliżu gazociągów lub pojemników z gazem
    przy urządzeniach do oczyszczania ścieków
    w obszarze o natężonym hałasie
    w obszarze ochrony przed promieniowaniem.


Pracownicy tymczasowi pracują tylko wówczas efektywnie i pewnie, gdy ich miejsce pracy jest na tyle dobrze przygotowane, by mogli bez przeszkód świadczyć swoje usługi. Należy przy tym uwzględnić następujące aspekty:
    trzeba stworzyć odpowiednie warunki dla wypożyczających
    rozpoczęcie pracy powinno być sprawne i bez zbędnych zakłóceń (przyjazne przywitanie, traktowanie pracowników tymczasowych jak własnych, integracja)
    umożliwienie bezpiecznego i zgodnego z podstawowymi zasadami ochrony zdrowia i życia wykonania zleconej pracy (szczegółowa instrukcja, gruntowne wdrożenie)
    udzielnie na czas informacji i środków przy realizacji projektu (meldowanie o odstępstwie od umów i ustaleń, wyjaśnienia odnośnie potrzebnych kwalifikacji, opieka medyczna)

Podczas udzielania zleceń radzi się utworzenie stosownego zarządu firmy zewnętrznej. Ważne są następujące ustalenia:

Zasady/ Polityka firmy zewnętrznej
    polityka przedsiębiorstwa w stosunkach z firmą zewnętrzną
    kodeks postępowania dla własnej kadry kierowniczej w stosunkach z kontrahentami

Organizacja
    Kompetencje i zakres obowiązków przy zatrudnianiu firm zewnętrznych
    Konieczne kwalifikacje i szkolenia
    Komunikacja i współpraca z firmami zewnętrznymi

Planowanie i realizacja
    Właściwy przetarg i rozdzielenie zleceń; systematyczny proces wyboru różnorodnych rodzajów usług i ich wielkości
    Odpowiednie wytyczne dla umów (rodzaje umów: umowa o dzieło, umowa o określoną pracę, ustawa o odstąpieniu pracownika)
    Zasady zleceń (regulamin zakładowy firm zewnętrznych)
    Potwierdzenie otrzymania regulaminu zakładowego
    Dostęp do siedziby firmy
    Reguły rejestracji
    Pouczenie o niebezpieczeństwach wynikających z działalności przedsiębiorstwa oraz środkach bezpieczeństwa
    Praktyczne, zakładowe poinstruowanie przez firmę zewnętrzną
    Realizacja i bieżące kontrole
    Legalizacja prac ( np. wdawanie pozwoleń)
    Zasady dla koordynatorów
    Zasady monitorowania zgodności z wymogami BHP

Pomiar i ocena
    Reguły spadku
    Kontrola funkcjonowania
    Obchodzenie się z wadliwymi usługami
    Dokumentacja
    Ocena firm zewnętrznych

Środki modyfikacyjne
    Środki zapobiegawcze i służące poprawie

Na podstawie następujących pytań można sprawdzić, jaki jest aktualny stan organizacji przy zatrudnianiu firmy zewnętrznej:
    Czy zatrudnienie firmy zewnętrznej jest jednoznacznie uregulowane umową?
    Czy zostało nakazane firmom zewnętrznym utrzymywanie właściwych wymogów ochrony pracy?
    Czy może zostać udowodniona fachowa i zdrowotna przydatność do pracy pracowników firmy zewnętrznej przez swojego pracodawcę?
    Czy firma ma wprowadzony system ochrony pracy?
    Czy jest nam znany koordynator ewentualnie osoba sprawująca nadzór?
    Czy przynajmniej jeden przełożony firmy zewnętrznej został wprowadzony i zapoznany w przebieg pracy oraz jej specyfikę, np. szczególne niebezpieczeństwa wynikające z prowadzenia danej działalności?
    Czy jest jednoznacznie ustalony podział na obszary, w których praca powinna zostać przeprowadzona za odpowiednim pozwoleniem?
    Czy pracownicy zostali zapoznani ze wskazówkami i metodami wykonywania swoich zadań?
    Czy pracownicy firmy zewnętrznej zostali poinstruowani przez przełożonego przed rozpoczęciem wykonywania pracy?
    Czy firma zewnętrzna zna ważne numery telefonów oraz partnerów do rozmów?
    Czy są ustalone konkretne zasady dla firm zewnętrznych odnośnie obowiązku noszenia ubrań ochronnych oraz zakazie spożywania alkoholu?
    Czy są jasno określone procedury zgłaszania wypadku?
    Czy firma korzysta ze sprzętu, który odpowiada wszystkim wymogom bezpieczeństwa?
    Czy istnieje system, który regularnie sprawdza sprzęty i instalacje wymagające ciągłej kontroli?
    Czy jest zagwarantowane, że zawsze na miejscu jest osoba z firmy zewnętrznej, która jest odpowiedzialna za udzielenie pierwszej pomocy?
    Czy odpowiedzialne osoby firmy zewnętrznej i pracownicy tymczasowi są uczuleni na to by reagować i wskazywać zachowania niezgodne z normami bezpieczeństwa?
    Czy zwraca się uwagę na to by podczas wykonywania pracy zachowywano ustalone środki ostrożności?
    Czy wyposażenie firmy (zleceniodawcy) jest używane tylko za pozwoleniem?
    Czy istnieją ograniczenia wstępu do pomieszczeń, w których pracownik firmy zewnętrznej nie może przebywać?

Odpowiedzialność w ramach zleceń pracy
Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa podczas pracy oraz ochrony zdrowia dla swoich pracowników leży nie tylko w gestii zleceniobiorcy, ale również zleceniodawcy. Podstawą prawną jest tutaj obok ustawy o ochronie pracy także BGV a1. Przy udzielaniu zleceń dla firm zewnętrznych zleceniodawca nakazuje zleceniobiorcy przede wszystkim przestrzegania wymogów związanych z ochroną pracy. Oprócz tego trzeba troszczy się o to by, prace, przy których pracownik narażony jest na szczególne niebezpieczeństwo, zostały kontrolowane przez osoby sprawujące nadzór.

Z reguły zostaje wyznaczona osoba (Bauleiter), która losowo sprawdza przestrzeganie zakładowych, ewentualnie służących ochronie pracy, regulacji. Osoba ta jest zobowiązana, by niezwłocznie przerwać pracę w przypadku, gdy zauważy naruszenie podstawowych zasad bezpieczeństwa.

Przy tym zawsze trzeba zwracać uwagę na to, że zarówno zleceniodawca, jak również zleceniobiorca, są w sensie prawnym dwoma niezależnymi przedsiębiorstwami z własną wewnątrzzakładową organizacją ochrony pracy. Kadry kierownicze nie powinny zmniejszać odpowiedzialności za innych pracowników.

Przy koniecznej ingerencji w obszar odpowiedzialności firmy zewnętrznej należy zwrócić uwagę na to, że pierwszymi partnerami do rozmów są najpierw przełożeni firmy zewnętrznej. W razie bezpośredniego zagrożenia nie potrzeba umownie uzgodnionych instrukcji, ażeby natychmiast wstrzymać pracę. Zleceniodawca musi się upewnić, że pracownicy z firmy zewnętrznej otrzymali odpowiednie wskazówki dotyczące ochrony pracy.

Odpowiedzialność za ochronę i bezpieczeństwo pracy podczas leasingu pracowniczego
Pracownik tymczasowy jeśli nawet znajduje się w przedsiębiorstwie przez krótki czas, to musi zostać poinstruowany i wprowadzony w zasady panujące w dziale, w którym ma pracować. Podczas zatrudnienia podlega on instrukcjom wypożyczającego. Ten przejmuje obowiązek opieki, jako „nowy” pracodawca. Pracownicy tymczasowi przyjmują na określony czas miano „własnych” pracowników przedsiębiorstwa, w którym będą wykonywać pracę.

Jeżeli ze strony wypożyczającego pracownikowi zostało oddane do dyspozycji podstawowe wyposażenie ochronne i z nim zostały przeprowadzone szkolenie dotyczące ochrony i bezpieczeństwa w pracy to główna odpowiedzialność za bezpieczeństwo i ochronę zdrowia podczas wykonywania pracy należy do osoby zatrudniającej pracowników czasowych. Do niego należy obowiązek poinformowania pracowników tymczasowych o grożących niebezpieczeństwach i podstawowych środkach ochrony. Jeżeli zlecenie dla pracownika tymczasowego wymaga przeprowadzenie badań lekarskich, pracodawca zatrudniający musi takowe zapewnić przed rozpoczęciem pracy. Wszystkie warunki związane z wypożyczeniem personelu winny być zawsze jasno określone w umowie o odstąpieniu pracownika. Zleceniodawca nie jest w pełni zwolniony ze swojej odpowiedzialności nawet, gdy praca zostanie przeniesiona na pracowników firmy zewnętrznej. On jest współodpowiedzialny i musi dopilnować wielu kwestii prawnych. Paragraf 823 BGB mówi o tym, że zleceniodawca powinien troszczyć się o to, by firma zewnętrzna przed rozpoczęciem pracy została poinformowana i pouczona o możliwych zagrożeniach przy wykonywaniu pracy. Paragraf 831 ustęp 1 zdanie 1 BGB mówi o tym, że ten, kto zamawia sobie innych do wykonania pracy jest zobowiązany do rekompensaty za wyrządzone szkody, które inny pracownik wyrządził bezprawnie osobie trzeciej przy wykonywaniu zlecenia. Ta odpowiedzialność zleceniodawcy następuje zawsze, gdy, mamy do czynienia z bezprawnym działaniem oraz przy szkodach, które zostały spowodowane przez współpracownika podczas wykonywania pracy. Zgodnie z § 831 ustęp 1 zdanie 2 BGB zleceniodawca nie ręczy za szkody, jeśli można udowodnić wymaganą dokładność przy wyborze pracowników, urządzeń, kierownictwa i kontroli.

Słaba organizacja pracowników czasowych może prowadzić zarówno do gospodarczych jak i prawnych problemów dla przedsiębiorstwa. Negatywne konsekwencje mogą grozić przede wszystkim kadrom kierowniczym zleceniodawcy. Przykładem mogą być:
•    Akt oskarżenia przez prokuraturę
Jeśli kadrze kierowniczej zleceniodawcy może zostać postawiony zarzut winy w związku ze śmiertelnym wypadkiem przy pracy lub ciężkimi obrażeniami ciała spowodowanymi wypadkiem przy pracy. Możliwe skazanie kończy się grzywną lub karą pozbawienia wolności.
•    Orzeczenie kary grzywny w związku z wykroczeniem
Wiele przepisów o ochronie pracy i zapobieganiu wypadkom zawierają klauzule odnośnie wykroczeniom.
•    Roszczenia o odszkodowania przez osoby trzecie
Takie roszczenia mogą powstać np. przez działanie, które zostało źle wykonane przez pracownika firmy zewnętrznej, ale tylko w wyniku złego poinstruowania przez kadrę kierowniczą zleceniodawcy
•    Wyłączenie roszczeń wynikających z gwarancji z umowy o pracę
Jeżeli zleceniobiorca wyjaśni, że kwestionowane wadliwe wykonanie zlecenia jest spowodowane złymi, niedokładnymi lub niezrozumiałymi wskazówkami zleceniodawcy, gwarancja może zostać stracona.
•    Roszczenia regresowe do ustawowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków
Ubezpieczyciele pokrywają koszty związane z wypadkiem przy pracy. Przy odpowiednich oznakach można częściowo zażądać zwrotu tych kosztów.
•    Roszczenia o odszkodowania dla poszkodowanych

Mogą powstać cywilnoprawne roszczenia w wysokości niepokrytej przez związek zawodowy części kosztów za szkody cielesne. Ewentualnie muszą zostać zwrócone zadośćuczynienie pieniężne za ból oraz pieniądze za powstałe szkody materialne.

Aby dobrze wdrożyć nowego pracownika potrzebne są również pierwsze instrukcje o bezpieczeństwie w pracy i ochronie zdrowia w miejscu pracy. Pierwsze instrukcje dotyczące wykonywania pracy to nie tylko ustawowy przepis, ale również szansa na pozytywne nastawienie nowego pracownika do kadry kierowniczej i do swojej pracy. Bardzo ważny jest zatem fakt, kto tak naprawdę naucza. Mamy idealną sytuację, gdy osobą prowadzącą szkolenia jest bezpośrednio kadra kierownicza lub w małym przedsiębiorstwie sam kierownik. Także pracownicy firm zewnętrznych muszą zostać wprowadzeni w zakres swoich zadań. Zawsze należy to wykonywać tak samo staranie jak w przypadku własnych pracowników! Ważna jest również odpowiednio sporządzona dokumentacja o przebiegu szkolenia!

Zapoznanie się z podstawową wiedzą Na początku współpracy winniśmy porozmawiać z pracownikiem o kryteriach dotyczących bezpieczeństwa pracy oraz ochrony zdrowia, które są mu znane oraz które były istotne w poprzednim miejscu zatrudnienia. Preferowany jest tutaj dialog a nie monolog, żeby pracownik nie odniósł wrażenia „siedzenia na wykładzie”. Bardzo często pracownik wykonywał już podobny zawód, podobne zadania, dlatego zna już podstawowe środki ochrony dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia. Wystarczy je wspólnie omówić i ustalić priorytety. Jeżeli natomiast pracownik jest nowy w branży to niezwykle ważne jest szczegółowe i rzeczowe omówienie wymogów i zasad zachowania. Trzeba, zatem dać nowicjuszowi szczegółowe wskazówki jak praktykować bezpieczeństwo i ochronę prac w przedsiębiorstwie oraz gdzie dostępna jest odzież ochronna. Należy łączyć instrukcje i polecenia z wypowiedziami o wymogach i celach w odniesieniu do bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie:

Bezpieczeństwo i zdrowie naszych pracowników jest dla nas tak samo ważne, jak jakość naszych produktów oraz zadowolenie klientów. Proszę przychodzić do mnie aktywnie i bez strachu, gdy widzicie zagrożenie; przyjmuję bardzo poważnie każdą propozycję poprawienia bezpieczeństwa pracy!

Tak samo przyjaźnie można sformułować zdanie, że wszelkie zachowania wykraczające poza ramy bezpieczeństwa są niemile widziane i nie pasują do filozofii firmy.

Należy postępować zgodnie z założonym planem
Na pierwsze szkolenia powinno się przedłożyć plan dotyczący treści omawianych zagadnień oraz cały przebieg spotkania. Oczywiście należy go dobrze i solidnie przygotować. Koniecznie trzeba wygospodarować tyle czasy by np. włączyć do rozmowy innych ważnych dla przedsiębiorstwa ekspertów (np. od niebezpiecznych substancji chemicznych) oraz w spokoju móc odpowiedzieć na wszystkie nurtujące pytania. Proszę pokazać wszystkie drogi ewakuacyjne oraz wytłumaczyć jak należy z nich korzystać. Jeżeli np. wyjście jest zastawione, proszę natychmiast kazać to usunąć.

Źródło: Prawo pracy – poradnik personalny. Wydawnictwo Lexware. Opracowanie Fr. Magdalena Wozny.