Wszyscy pracodawcy, w tym również polscy, którzy delegują swoich pracowników do Niemiec powinni uprzednio sprawdzić, czy prace, które wykonują nie kwalifikują ich do obowiązkowego uczestnictwa w postępowaniu urlopowym. Jeśli tak, należy wówczas dokonać stosownego zgłoszenia.
Należne składki płatne są za każdy okres rozliczeniowy (za każdy miesiąc) najpóźniej do 20-go dnia następnego miesiąca. Zgłoszenia muszą z kolei wpływać do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wszystkie wymagane zgłoszenia muszą być kompletne i nie może być żadnych wątpliwości co do zgodności z prawem roszczeń zwrotnych zgłaszanych przez pracodawcę. Gdy pracodawca opóźnia wpłatę do Kasy Urlopowej naliczone zostają odsetki za zwłokę. Za brak miesięcznego zgłoszenia oraz wynikającej z niego wpłaty grozi kara pieniężna, gdyż pracodawca narusza przepis § 23 ust. 1 nr 1 ustawy o delegowaniu pracowników. Wykroczenie to może być karane grzywną w wysokości do nawet 500.000,00 EUR.